Achiziție directă sau procedură
Legea 98/2016 privind achizițiile publice permite achiziția directă de produse atunci când valoarea estimată, fără TVA, este sub pragul de la art. 7 alin. (5). Pragul se actualizează periodic, așa că verificați valoarea în vigoare la data achiziției, pe site-ul ANAP sau cu responsabilul de achiziții.
Peste prag urmează o procedură (de exemplu procedură simplificată), cu caiet de sarcini și termene mai lungi. Pentru o dotare mare, cum ar fi mobilierul pentru o școală întreagă, socotiți din timp în ce variantă vă încadrați, pentru că termenul de livrare începe abia după atribuire.
Codurile CPV pentru mobilier
CPV (Common Procurement Vocabulary) e nomenclatorul european care clasifică produsele în achizițiile publice. Produsele din catalogul SICAP sunt publicate sub un cod CPV, iar căutarea după cod e mai sigură decât după denumire, pentru că fiecare furnizor își numește altfel produsele.
| Cod CPV | Denumire | Exemple |
|---|---|---|
| 39160000-1 | Mobilier școlar | Bănci, scaune de elev, catedre, dulapuri de clasă |
| 39130000-2 | Mobilier de birou | Birouri, dulapuri și etajere de birou, fișete |
| 39180000-7 | Mobilier de laborator | Mese de laborator, dulapuri pentru substanțe chimice |
| 39112000-0 | Scaune | Scaune de birou, de vizitator, de conferință |
| 39122100-4 | Dulapuri | Dulapuri metalice, vestiare |
| 39121100-7 | Birouri | Birouri pentru angajați și profesori |
| 39100000-3 | Mobilier | Cod general, când produsul nu se încadrează mai precis |
Pașii unei achiziții directe din catalog
Pe scurt, o achiziție directă de mobilier decurge așa:
- Stabiliți necesarul: produse, cantități, dimensiuni, culori, termenul până la care trebuie livrat
- Cereți o ofertă sau o proformă de la furnizor, ca să aveți prețul și termenul fixate înainte de achiziție
- Căutați produsul în catalogul electronic SICAP (e-licitatie.ro), după cod CPV sau după furnizor, și verificați că descrierea corespunde ofertei
- Inițiați achiziția directă din catalog; furnizorul o acceptă, iar comanda devine fermă
- La livrare, faceți recepția pe baza facturii și a documentelor de însoțire
Documentele pe care le cereți furnizorului
Pentru recepție și pentru un eventual control, dosarul achiziției are nevoie de câteva documente. Cereți-le de la început, ca să nu le căutați după livrare:
- Oferta sau proforma, cu prețul unitar, cantitățile și termenul de livrare
- Factura, de preferat transmisă și prin e-Factura
- Certificatul de garanție, cu durata pe fiecare produs
- Declarația de conformitate pentru produse, dacă v-o cere procedura internă
Greșeli care întârzie livrarea
Cea mai frecventă problemă e bugetul care trebuie cheltuit până la o dată fixă, combinat cu un produs care nu e în stoc. Produsele din stoc ajung de regulă în 2-5 zile lucrătoare, dar mobilierul la comandă sau cantitățile mari au termene mai lungi. Întrebați de stoc înainte să lansați achiziția.
A doua problemă e descrierea vagă. „Dulap metalic” poate însemna un dulap de birou, un vestiar sau un dulap pentru substanțe chimice. Scrieți dimensiunile, numărul de uși sau compartimente și culoarea, ca produsul livrat să fie exact cel așteptat.
A treia ține de plată. Dacă bugetul se aprobă mai târziu, întrebați de plata la termen. La noi se poate stabili la 30 sau 45 de zile de la livrare, pe baza facturii, și o trecem în ofertă.
Pe scurt
- Verificați pragul de achiziție directă în vigoare la data achiziției
- Căutați în SICAP după cod CPV, nu doar după denumire
- Cereți oferta fermă și întrebați de stoc înainte să lansați achiziția
- Pregătiți de la început lista de documente pentru recepție
SICAP cu coduri CPV, declarații de conformitate, fișete și dulapuri pentru arhivă.
Vedeți soluția completă pentru primării și instituții publice.
